Bilingue Adjointe ou adjoint de bureau (saisie des données) #25-123 (occasion d’emploi)
Poste permanent à temps plein – avis de recrutement 25-123 (SCFP)
Division : Promotion de la santé et maladies évitables par la vaccination
Lieu : Bureau principal – 1300, rue Paris, Sudbury
Lieu d’exécution du travail : Entièrement sur place – Le travail se fait totalement sur place. Du point de vue opérationnel, il dépend des critères établis; le télétravail n’est pas envisageable.
Salaire : de 27,05 $ à 30,97 $/heure (selon la convention collective du SCFP)
Avantages supplémentaires :
- Régime complet d’avantages sociaux
- Régime de retraite des employés municipaux de l’Ontario (OMERS)
- Droit à congé annuel (trois semaines pour commencer)
- Jours de congé supplémentaires (fériés)
- Programme d’aide aux employés
Résumé du poste :
Sous la direction de l’adjointe administrative, l’adjointe ou l’adjoint de bureau fournira les divers services de soutien requis pour assurer le bon fonctionnement de la division, selon les politiques et les exigences de l’organisme.
La personne apportera un soutien crucial à l’adjointe administrative, ainsi qu’au personnel et aux gestionnaires des programmes cliniques de la division. Ses tâches consisteront notamment à répondre aux demandes de renseignements de la clientèle interne et externe, gérer la correspondance et les dossiers confidentiels et traiter les données liées aux programmes.
Elle apportera son soutien aux équipes Bébés en santé, enfants en santé et Santé buccodentaire, ce qui consistera surtout à saisir les données, gérer les bases de données, appuyer le travail lié aux stocks de vaccins, exécuter les tâches administratives, répondre aux appels téléphoniques, gérer les dossiers et traiter les documents confidentiels.
L’affectation inclura aussi une formation pour jouer d’autres rôles, dont celui d’adjointe ou adjoint de bureau (accueil) et d’adjointe ou adjoint de bureau (division).
Responsabilités :
- Saisir l’information, mais aussi taper, relire et formater la correspondance et les documents de façon claire, précise et concise, conformément aux normes et aux politiques de l’organisme.
- Utiliser, par exemple, l’équipement de bureau et le matériel audiovisuel pour obtenir les résultats souhaités et se charger du dépannage, selon les exigences.
- Agir comme secrétaire pour les comités et remplir les tâches et les fonctions connexes qu’exige la tenue de réunions.
- Tenir les dossiers en format électronique ou papier et les bases de données conformément aux politiques et aux procédures de l’organisme.
- Compiler, présenter sous forme de tableau et préparer les données statistiques et produire des rapports, au besoin.
- Collaborer efficacement avec les membres de l’équipe, le reste du personnel et les partenaires externes.
- Assister aux réunions et siéger aux comités pertinents, selon les affectations.
- Aider à planifier et à préparer les activités et les événements, comme les inscriptions, les services de restauration et les réservations d’installations et de matériel.
- Participer à l’orientation du personnel, des stagiaires, des bénévoles et d’autres personnes, selon les exigences.
- À titre de secouriste ayant suivi la formation requise, fournir les premiers soins et administrer de la naloxone, selon les exigences.
- Soutenir l’équipe ou la division en tant que super utilisatrice ou utilisateur, selon les affectations.
- Soutenir l’équipe ou la division en tant qu’intendante ou intendant des dossiers, selon les affectations.
- Devoir peut-être apporter son soutien ou son secours à d’autres personnes, au besoin.
Exigences :
- Détenir un certificat ou un diplôme d’études postsecondaires en gestion de bureau ou dans une discipline semblable, ou bien avoir acquis l’équivalent en études et en expérience.
- Avoir acquis au moins une année d’expérience pertinente.
- Posséder une connaissance approfondie des deux langues officielles à l’oral et à l’écrit.
- Posséder des compétences dans les logiciels de base de données pour la saisie de données. Avoir déjà utilisé notamment Panorama, COVax, CIS (Customer Information System), ISCIS, OHIS, Maxident, Cleardent et Microsoft Excel, Word et Outlook pour la gestion et la documentation des données.
- Pouvoir manifestement communiquer de façon claire, appropriée et efficace avec le public et le personnel, en faisant preuve de courtoisie et de tact.
- Savoir et pouvoir tenir un inventaire.
- Pouvoir compiler, organiser sous forme de tableau et préparer des données statistiques et produire des rapports, selon les exigences.
- Pouvoir manifestement saisir et manipuler une grande quantité de données avec une précision supérieure et le souci du détail.
- Posséder d’excellentes aptitudes à l’administration, à la gestion du temps ainsi qu’à l’organisation et à la planification.
- Avoir un souci marqué du détail et savoir exécuter les tâches avec précision.
- Pouvoir travailler avec un minimum de supervision dans un cadre animé tout en établissant les priorités et en respectant les délais.
- Posséder manifestement de solides aptitudes aux relations interpersonnelles, et pouvoir particulièrement régler les problèmes et les conflits.
- Détenir un permis de conduire en règle de l’Ontario et avoir accès à un véhicule fiable assuré selon les exigences de l’organisme.
- Avoir déjà géré des dossiers et savoir utiliser SharePoint serait considéré comme un atout.
- Pouvoir fournir deux pièces d’identité acceptables dans le but de se faire inscrire dans cyberSanté Ontario.
- Détenir le certificat d’achèvement du module « Sensibilisation des travailleurs à la santé et la sécurité en 4 étapes » du ministère du Travail.
Adresse où envoyer les curriculum vitae, accompagnés d’une lettre de présentation :
Ressources humaines, Division des services généraux
Santé publique Sudbury et districts
1300, rue Paris, Sudbury ON P3E 3A3
Courriel : recruitment@phsd.ca
Veuillez inclure le numéro d’avis de recrutement dans la ligne d’objet.
Veuillez combiner la lettre de présentation et le curriculum vitæ en un seul document PDF ou Word.
Tél. : 705.522.9200, poste 570
Télécopieur : 705.522.5182
Date limite pour postuler :
Mercredi 23 avril 2025, 16 h 30
Plus d’info : Pourquoi travailler pour nous
Dernière modification : 15 avril 2025